La signature simplifiée des baux miniers

La période entourant la pandémie nous a conduits à modifier notre façon de travailler, à nous adapter et à nous servir davantage des outils technologiques à notre disposition. Certains de ces changements ont eu des impacts très positifs sur les façons de faire du Secteur des mines du ministère des Ressources naturelles et Forêts (MRNF). En effet celui‑ci a su profiter de l’occasion pour optimiser ses façons de faire notamment en réduisant les délais d’émission des droits. De fait, avec la collaboration des divers intervenants, le processus d’octroi du bail minier est désormais simplifié.

La procédure initiale

Auparavant, lorsque la délivrance du bail minier était autorisée, l’original de l’acte et ses copies devaient être transmis, par la poste, à la société minière pour signature. Une fois ces documents reçus, un représentant du titulaire de bail, deux témoins et un commissaire à l’assermentation devaient signer, en présence physique des parties, les 5 exemplaires, pour ensuite les retourner au MRNF par la poste. Suivant la réception des documents signés, la personne désignée au MRNF, au Secteur des mines, devait à son tour procéder aux signatures et réexpédier 3 exemplaires de l’acte au titulaire, et ce, toujours par courrier recommandé.

En plus d’être fastidieux et d’occasionner des délais qui pouvaient être importants si des erreurs devaient survenir lors de l’une ou l’autre des étapes de rédaction et/ou de signature du bail, le processus de rédaction, de signature et d’envoi postal du bail recommençait, occasionnant par le fait même des retards et des frais supplémentaires.

La nouvelle procédure

Une nouvelle méthodologie a été instaurée pour tenir compte des restrictions dues à l’état d’urgence sanitaire. En effet, suivant la prise d’un décret gouvernemental qui a mené à l’arrêté ministériel 2020-4304 le 31 août 2020, la clôture d’un acte notarié sur support technologique est maintenant permise et revêt la même valeur légale que la signature des actes en mode présentiel.

Cette nouvelle procédure permet donc la clôture virtuelle de l’acte notarié du bail minier. Ainsi, toutes les parties impliquées, dont le notaire instrumentant, peuvent se rencontrer de façon virtuelle et échanger afin de valider tous les éléments du bail, en plus de procéder à l’assermentation et à la signature numérique de l’acte.

Il s’agit d’un bel exemple d’amélioration des méthodes de travail du MRNF, qui a l’avantage d’éliminer considérablement les risques d’erreurs, d’alléger la logistique entourant la signature du bail, ainsi que de réduire grandement les délais, les retards et les coûts menant à la conclusion du bail.