Capsules RH Trucs et astuces

La communication: le cœur du télétravail


Caroline Vincent
Partenaire d’affaires

En contexte de télétravail, la communication devient notre principal outil pour favoriser l’efficacité et la proximité, mais aussi pour limiter les difficultés que la situation actuelle peut engendrer.

Voici mes conseils :

  • Conservez et maximisez le contact avec vos collègues! 
    • Prenez régulièrement des nouvelles. C’est un petit geste qui permet de maintenir vos liens et qui fait une énorme différence sur la cohésion d’équipe lorsque la distance s’installe.
    • Tentez le plus possible de créer un environnement et une dynamique d’équipe semblables à ceux que vous aviez au bureau. Soyez créatif! Recréez vos rituels ou imaginez-en de nouveaux pour passer du temps ensemble. Par exemple, vos bonjours matinaux, vos temps de pause avec vos collègues, votre machine à café, des 5@7 pour souligner des évènements, etc.
  • Choisissez soigneusement votre canal de communication :
    • Prenez le temps de définir clairement avec vos collègues et vos collaborateurs les moyens de communication à privilégier selon la nature du message ou de l’échange.
    • On privilégie la communication orale et autant que possible la visioconférence pour favoriser la proximité. Celle-ci permet de mettre de l’avant l’aspect humain de la communication, élément central pour apporter les nuances, comprendre l’état d’esprit de ses interlocuteurs, amener de l’humour et exprimer de l’empathie.
    • La communication écrite devrait être réservée aux éléments factuels et, idéalement, être complémentaire à l’information communiquée verbalement. 
  • Privilégiez des rencontres de courte durée et faites-en plus souvent! 
  • Démarrez vos échanges en précisant le contexte et l’objectif de la rencontre.
    Soyez  explicite auprès de vos interlocuteurs sur le « quoi » et le « pourquoi » de vos rencontres, de même que sur vos attentes à leur égard. Cela permettra d’éviter les ambiguïtés. 
  • Repensez l’utilisation du courriel.
    Nous sommes souvent tentés d’utiliser le courriel pour faciliter la circulation de l’information, mais il devient facile de perdre le fils dans ce lot abondant d’informations. Voici le top 5 de nos astuces pour des courriels efficaces et éviter la surcharge :
    • Indiquez clairement votre sujet dans l’objet du courriel.
      Le titre doit spécifier le sujet afin d’attirer l’attention du lecteur qui peut anticiper le contenu et, également, de lui permettre de trouver rapidement votre courriel. Par exemple : « Réunion du X avril », « Dossier untel ». Évitez les sujets trop vagues tels que « bonjour », « suivi » ou « urgent ».
    • Allez à l’essentiel!
      Concis, clair et précis sont les qualificatifs que vous devez toujours avoir en tête afin d’avoir un message percutant. Le courriel doit informer dès les premières phrases de ce qui est attendu de son interlocuteur. Structurez votre message en paragraphes ou en phrases en déclinant vos sujets. Par exemple, informations importantes, personnes concernées, suivi attendu, délai de réalisation.
    • Utilisez soigneusement les fonctions suivantes :
      • « À » : Il s’agit du destinataire, de la personne visée par le courriel et de qui une action est attendue. Avoir trop de personnes destinataires pourrait entraîner une déresponsabilisation.
      • «.C. C..» : Il s’agit des personnes concernées par le contenu de votre message. Ces personnes n’ont pas d’action à entreprendre. Indiquez uniquement les personnes réellement concernées et qui ont besoin de l’information.
      • « Répondre à tous» et « Transférer » : Assurez-vous toujours de la pertinence de répondre « à tous » si votre réponse doit plutôt s’adresser à une ou quelques personnes. Assurez-vous également que vous avez l’autorisation de transférer l’information et que celle-ci n’est pas confidentielle.
    • Portez attention à l’heure à laquelle vous acheminez vos courriels.
      Si vous travaillez à une heure tardive, privilégiez un envoi différé aux heures habituelles de travail. La frontière entre la sphère du travail et la sphère privée est déjà difficile; cela sera grandement apprécié par vos interlocuteurs.
    • Politesse et respect : la règle d’or.
      Gardez en tête qu’être bref ne veut pas dire être direct et que le ton d’un courriel peut facilement être interprété. L’usage de formules de politesse adaptées à votre interlocuteur sera toujours bienvenu.
  • Que cette période de grands changements soit également une occasion d’apprentissage et de développement pour vous!

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